이해관계자와 인터뷰하는 방법

요구사항 분석 단계에서 가장 중요한 과정 중 하나가 ‘이해관계자 인터뷰’입니다.

실제 시스템을 사용할 사람(관리자·직원·고객), 업무 흐름을 아는 담당자, 의사결정을 내리는 책임자 등 다양한 관계자의 의견을 수집해 요구사항을 정확히 파악해야 합니다.

이 글에서는 인터뷰를 어떤 방식으로 진행해야 하는지, 질문을 어떻게 구성해야 하는지, 실무에서 발생할 수 있는 문제까지 쉽게 설명하면서도 기술적으로 깊이 있게 안내합니다.

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1. 왜 이해관계자 인터뷰가 중요한가?
하나의 시스템이라도 사용하는 사람마다 목적과 필요 기능이 다릅니다.
예를 들어, 관리자에게 중요한 기능과 일반 사용자에게 중요한 기능은 완전히 다를 수 있습니다.

인터뷰는 이러한 “사용자 관점의 차이”를 파악하고 기능 누락 없이 요구사항을 정확하게 수집하는 핵심 절차입니다.

* 인터뷰의 핵심 역할
- 실제 사용자가 겪는 문제 확인
- 시스템이 반드시 가져야 하는 기능 파악
- 업무 흐름 중 자동화가 필요한 지점 파악
- 기획자·개발자가 모르는 현장 경험 수집
- 기능 우선순위 결정 근거 마련

2. 인터뷰 대상(이해관계자)은 누구인가?
하나의 서비스라도 다양한 관계자가 존재합니다. 각 그룹은 서로 다른 요구를 가지고 있습니다.

* 일반 사용자(고객)
서비스 이용 흐름, 사용 중 불편사항, 필요 기능 등

* 내부 직원(운영자)
주문 처리, 데이터 등록, 관리 업무 등 실제 운영 환경 파악

* 관리자(의사결정자)
서비스 목적, 핵심 KPI, 운영 정책 등 방향성을 제시

* 기술 담당자
기존 시스템 구조, 연동 필요 기능, 기술 제한사항 등

3. 어떤 방식으로 인터뷰를 진행해야 할까?

1) 사전 준비
인터뷰는 “즉흥적으로 질문하는 과정”이 아니라 기능을 빠짐없이 수집하기 위한 계획된 절차입니다.

* 준비해야 할 것
- 인터뷰 대상자별 질문 리스트
- 현재 사용하는 프로세스(문서·엑셀 등)
- 기존 시스템이 있다면 화면 캡처
- 프로젝트 목표 정리

사전 준비가 부족하면 기능 누락이 크게 발생합니다.

2) 인터뷰 진행
인터뷰는 ‘닫힌 질문’보다 ‘열린 질문’ 방식으로 진행합니다.

* 예시
❌ “이 기능이 필요하신가요?” → 예/아니오로 끝남

✔ “현재 업무를 처리할 때 어떤 과정을 거치시나요?”

✔ “이 과정에서 어려운 점은 무엇인가요?”

✔ “자동화되었으면 하는 부분이 있나요?”

업무 흐름을 자연스럽게 말하도록 유도해야 실제 요구사항이 드러납니다.

3) 인터뷰 내용 정리
인터뷰 내용을 기능·문제점·개선 요구 등으로 분류하여 문서화합니다.
그 후, 중복되는 내용은 합치고 사용자별 요구사항 차이를 정리합니다.

4. 인터뷰 시 자주 발생하는 문제들

1) 관계자마다 서로 다른 요구사항
운영자와 관리자의 요구가 충돌하는 경우가 많습니다.
→ 우선순위를 정하고 역할별 접근 권한을 설계해야 해결됨

2) 담당자가 모든 기능을 기억하지 못하는 경우
실제 업무는 매우 복잡하기 때문에 누락되는 기능이 많습니다.
→ 기존 문서를 함께 검토하면서 진행해야 정확도 상승

3) “있으면 좋겠다” 수준의 기능 요청
실제 사용 빈도와 무관하게 기능이 과하게 늘어나기 쉽습니다.
→ 필수 기능(P1), 중요 기능(P2), 선택 기능(P3)로 분류해야 혼란이 줄어듦

4) 기술적으로 불가능한 요구사항
기존 시스템 구조 또는 예산·기간 제한으로 불가능한 기능 존재
→ 인터뷰 후 기술 검토 단계를 반드시 거쳐야 함

5. 인터뷰에서 좋은 질문의 기준
좋은 질문은 사용자의 업무 흐름, 문제점, 요구사항을 자연스럽게 이야기하게 만듭니다.

* 좋은 질문 예시
- “현재 업무는 어떤 순서로 진행하시나요?”
- “어떤 데이터를 실제로 많이 보시나요?”
- “업무에서 가장 불편한 점은 무엇인가요?”
- “엑셀로 처리하는 부분 중 자동화되면 좋을 부분이 있나요?”
- “오류가 가장 많이 발생하는 지점은 어디인가요?”

이 질문들은 숨겨진 요구사항을 드러내는 데 매우 효과적입니다.

6. 인터뷰 결과를 개발로 연결하는 방법
인터뷰는 끝이 아니라, 다음과 같은 작업으로 이어져야 합니다:

- 기능 목록으로 정리하기
- 사용자 흐름도 작성하기
- 동일 기능을 그룹화해 구조 설계하기
- 기술 검토(가능 여부, 기간, 비용) 수행
- 요구사항 문서(BRD/SRS)에 반영

즉, 인터뷰는 분석·설계·개발로 이어지는 전체 과정의 첫 단추입니다.

최종 정리
이해관계자 인터뷰는 요구사항을 정확히 파악하고 기능 누락을 방지하기 위한 핵심 절차입니다.
인터뷰가 제대로 진행되면 프로젝트는 안정적으로 진행되지만, 인터뷰가 부족하면 중간에 기능이 변경되고 일정이 크게 늘어나는 문제가 발생합니다.

• 사용자별 요구 파악

• 문제점 발견

• 기능 우선순위 결정

• 기술 검토 기반 확보

이 모든 작업의 기반이 “좋은 인터뷰”로 시작됩니다.

다음 편 예고

다음 글에서는 "프로젝트 스코프 정의하기"를 다룹니다.
기능이 아무리 많아도 프로젝트에서 ‘어디까지 만들 것인가’를 정하지 않으면 기간·예산·품질이 모두 흔들립니다.
스코프를 정확히 정의하는 방법과 실무에서 어떻게 문서화하는지 구체적으로 설명합니다.
본격적인 기획의 핵심이 되는 중요한 내용입니다.

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